What Does Gestión Documental Mean?
What Does Gestión Documental Mean?
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En otras palabras, el gran diferencial de ECM es su robustez que permite una gestión completa sin dejar en la mano la eficiencia y la seguridad. Incorpora todas las demás herramientas mencionadas anteriormente, y por lo tanto permite:
Mayor seguridad y Command: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Cumplimiento normativo y preservación de documentos: estos sistemas facilitan el cumplimiento de regulaciones que requieren la retención de documentos durante for eachíodos específicos, asegurando que todos los archivos estén organizados y disponibles de forma segura para auditorías o revisiones futuras.
Explora los fundamentos de la captura de documentos y descubre cómo digitalizar tus procesos de manera eficaz. Te damos nuestros consejos para un uso óptimo en la empresa.
En México, una documentación organizada y actualizada es clave para cumplir con las regulaciones ambientales y obtener certificaciones. Un Sistema de Gestión Documental permite a las empresas:
En el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.
Según software de gestión documental una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
Gestión del ciclo de vida de los contratosFlujos de trabajo documentales organizados y automatizados
Colaboración en equipo: permite a los usuarios trabajar simultáneamente en los mismos documentos, fomentando la productividad y evitando conflictos de versiones.
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
Es una solución best para empresas que buscan simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.
La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fácilmente accesibles cuando se necesiten.